Um einen Debitor in Rechnung zu stellen oder regelmäßig eine Zahlung für denselben Betrag zu leisten, z. B. monatlich oder vierteljährlich, können Sie eine wiederkehrende Rechnung oder einen Beleg eingeben. Wenn Sie eine wiederkehrende Buchung eingeben, geben Sie die Gesamtzahl der Rechnungen oder Belege an, die das System erstellen soll, und das Intervall für sie. Wenn Sie z. B. jeden Monat für ein Jahr Leasingzahlungen in Rechnung stellen oder vornehmen, können Sie eine wiederkehrende Rechnung oder einen Beleg für 12 Zahlungen mit einer monatlichen Häufigkeit einrichten. Anstatt dann jeden Monat eine Rechnung oder einen Gutschein einzugeben, führen Sie ein Recyclingprogramm aus, das eine neue Buchung aus dem Original erstellt. Das System ordnet der neuen Buchung eine neue Belegnummer und Chargennummer zu und reduziert die Anzahl der Zahlungen um eins. Sie recyceln und erstellen neue Transaktionen, bis eine Zahlung verbleibt. 2: Geben Sie mehrere Gutscheine mit mehreren Lieferanten ein.

Lassen Sie diese Verarbeitungsoption leer, um alle Belege anzuzeigen. Abbildung 6-7 Verarbeiten wiederkehrender Rechnungen und Belege Nachdem Sie wiederkehrende Rechnungen und Belege eingegeben, überprüft und überarbeitet haben, recyceln Sie sie, um eine neue Buchungscharge für den nächsten Monat, Quartal oder Jahr zu erstellen. Das Recyclingprogramm generiert eine neue Buchung basierend auf der Anzahl der Zahlungen und der wiederkehrenden Häufigkeit, die Sie beim Erstellen der ursprünglichen wiederkehrenden Buchung angegeben haben. Wenn Sie eine Rechnung oder einen Beleg recyceln, erstellt das System eine Kopie der vorherigen Buchung und aktualisiert die entsprechenden Felder. Es wiederholt diesen Vorgang jedes Mal, wenn Sie das Recycling-Programm ausführen, bis die Anzahl der Zahlungen gleich eins ist. Wenn eine Zahlung verbleibt, wird die Transaktion nicht mehr recycelt. Um beispielsweise eine wiederkehrende Rechnung oder einen Beleg für ein Jahr einzurichten, legen Sie die Anzahl der Zahlungen auf 12 fest. Da es sich bei der ursprünglichen Buchung um die erste Zahlung handelt, berücksichtigt das Recyclingprogramm keine Buchungen, bei denen eine Zahlung verbleibt. Wenn Sie später den Beleg für die tatsächlichen Ausgaben eingeben, geben Sie ihn genauso ein wie einen Standardbeleg.

Sie können dann die ausstehende negative Lohnposition manuell auf den tatsächlichen Beleg anwenden, sodass der dem Lieferanten geschuldete Betrag um den Betrag der Vorauszahlung reduziert wird. Sie können auch den Lohnstatus der negativen Lohnposition in genehmigt ändern und das System auf alle offenen Belege für diesen Lieferanten anwenden lassen, indem Sie den automatischen Zahlungsvorgang ausführen. Der Vorteil der manuellen Methode besteht darin, dass Sie den bestimmten Beleg auswählen können, der einen bestimmten negativen Lohnartikel schließt.